你想提升專案管理的能力嗎?專案管理學習營的6個收穫大公開!

by Jia

專案管理是許多工作領域皆需具備的「可轉用技能(Transferable Skills)」,各種工作情境,甚至生活中的大小事,都可以用專案管理的概念和方法,幫助自己做對的事,同時把事情做得有效率。

如果想要「學會」專案管理的基礎能力,並且實際應用於工作和生活中,推薦你一定要參加「商業思維學院」的專案管理學習營

目前已結束為期6週的學習營,並且也完成專案管理的各項任務作業。親身體驗傳說中的「情境式學習」後,趁著記憶猶新,彙整6個學習心得與收穫,提供大家參考,也做為自己日後實踐專案管理的重要回顧。


「我只聽完課應該就夠了吧?還有需要再參加學習營嗎?」相信這是很多人內心曾有過的疑問。

報名學習營之前,我也有同樣的疑惑以及部分擔憂。一方面不確定能投入多少時間,另一方面沒有太多的專案管理經驗,因此不太有把握自己是否能完成作業。

現在實際完成學習營後,可以用過來人的經驗,給你一個答案和建議:

如果你期望能力成長,我會強烈推薦一定要參加專案管理學習營。下班後,想盡辦法挪一點時間給自己、撥一些心力來寫作業。6週之後,你會感謝自己這段時間的付出與學習。


參加專案管理學習營的6個收穫

1.有了目標和時間限制,能快速完成專案管理課程

第一個最實際的好處,就是加速完成專案管理學程的課程進度,不會再拖延。

沒有時間壓力的狀況之下,學習進度通常很緩慢,也容易被其它新事物干擾、中斷進度。報名學習營之後,為了留下更多時間寫作業,我也把握開營前的兩天週末,積極推進度達75%。設定具體目標和給定時間壓力,果然是克服拖延症的好朋友。

2.學習營前的儀式感,內部歸因的心態建立

面對未知的事情或是龐大的工作事項,說不害怕、不恐懼、不會逃避,是騙人的。

正式開營時,學院也會強調「內部歸因、「當責」等心態的建立,讓我們用正向的心情,面對接下來的挑戰。這樣的儀式感,很像奧運選手上場前,教練幫選手做的心理建設,協助他們調整到最佳狀態,進而在比賽中有更好的發揮。

3.線上討論,學習向上管理的溝通技巧,不怕問蠢問題

整個學習營期間,有固定時間的線上討論會,能直接跟老闆報告,也能藉由同學的彙報獲得新的啟發。

線上討論是很棒的安排,能將過往1-2週學到的觀念和方法,實際展現出來。報告結束後,Gipi和Disney不僅給予報告內容的反饋,更進一步提點與主管、橫向部門之間的溝通技巧。往後在職場時,也能更注意報告及說話的小細節,有助於與主管建立更良性的互動。

學院是一個讓人安心的練習場合,不用擔心問蠢問題。縱使舉手報告前,還是需要天人交戰一番;然而,一旦鼓起勇氣跨出第一步,把握機會主動報告,當下獲得直接的回饋,這樣的學習模式是最讓人印象深刻的。

此外,同學們的報告資料具有相當高的水準和品質,每次都會讓人驚訝連連。許多同學是有備而來的,上線彙報之前,會設想情境並且彙整一份重點PPT,讓主管和同學更好理解計畫的重點,也能為自己的專案報告加分。看了同學們的分享,也會激發自己的動力,並且學習他們的態度和作法,讓自己更進步。

4.小組共學:一個人不一定能走得遠又快,但一群人,可以!

除了線上討論會,也有各自的小組討論,能練習安排會議、主持會議、提出討論方向。

在討論過程中,由於組員們有不同的工作領域和經驗,總能提出不同的的視角,不僅更深入探討解題方向,更能幫助彼此看到盲點,互相協助,最終讓整個專案計畫趨於完善。每週的小組討論,是最令人珍惜的時刻。

神隊友們的應援以及大家為了共同目標而努力,也是順利完成專案學習營的關鍵。

由於專案計畫會因每週的情境變化,或是隨著資訊重新判讀,進而需要調整計畫內容和架構,連帶牽動其它項目細項亦需跟進調整。在時間壓力之下,逐一來回修改細節,整個過程不免讓人心生焦慮感。

當時也曾寫作業寫到內心快崩潰想吶喊,但好險有隊友們的互相加油打氣,才能打起精神,繼續埋頭寫作業。也有一次陷在細節漩渦裡,忽略了當週作業的大方向,神隊友們適時提出關鍵問題,把我打撈起來,才能浮出水面看全局,重新抓重點,盡快完成作業。

如果不是組員們的支持,一個人真的很難完成所有作業,甚至把作業做到盡善盡美。

5.把一項專案從頭到尾,分析各個環節後再動手,思慮更周全

以往的工作模式大多是在腦袋簡單構想後,直接動手做,一邊做再一邊看結果,但當出現突發狀況時,則不容易掌控全局。

藉由專案管理學習營的訓練,能妥善思考專案的每個環節,例如:該評估的數據皆一一抓出來估算、會遇到的風險提早辨識並想解決方法、事先想清楚不同利害關係人的立場及溝通模式…等。

用有架構的方式來評估風險、及早判斷計畫是否能達標,也能讓思考更周全,盡早找出遺漏的方案,事先想辦法補強。同時也能知道哪些工作項目是過度樂觀或是過度悲觀看待,進而重新再調整方向。

每一個步驟、環節,都能協助我們提高對專案的掌握度,以如期完成任務並交付出有意義的成果。

6.專案管理學習營實作後,使用專案管理軟體更好上手

在報名專案管理學習營之前,我已經兌換專案管理學程、自主上課。學習過的觀念,已有部分觀念能直接應用於工作情境中。然而,缺乏實作演練,執行細節時,還是會有些卡卡的。

舉一個使用asana專案管理工具的經驗為例。

自主上課後,曾想借助asana梳理專案的執行事項和流程,但在拆解工作項目時,我卡住了。

學習營的其中一項重要任務,就是拆解「工作分解結構 (Work Breakdown Structure,WBS)」。寫作業的過程中,因為一直修正計畫,前前後後也改寫WBS達4-5次。

由於有多次的練習,當學習營結束後,重新再使用asana分配專案工作項目時,竟然能流暢且無阻礙的一口氣拆完所有工作項目,彷彿是反射動作,再也沒有出現任何卡關。

有知識框架為基礎加上實作演練,知道每個環節背後的目的,也更能駕馭相關的軟體和工具。從實戰中累積經驗,學習的成長曲線攀升最快。

專案管理-Project Management-Camp
參加專案管理學習營的6個收穫

同場加映:參與專案管理學習營的3個幕後花絮

幕後花絮1:提早完成作業很重要,以避免突發事件影響交期

記得第一次小組會議前,筆電突然壞掉了,當下有點傻眼,但好險已完成大部分的作業,並且直接在雲端空間作業,才不致於釀成超級悲劇。檔案都還在,換個電腦就可以如期討論了。

另外,線上報告的前兩天,也突然遇到眼睛發紅發炎,外加老公臨時提到晚餐要煮飯煮菜加帶隔天便當,但沒想到竟忙了整晚直到10點才把廚房收拾完畢。原本要再改PPT和練習錄影的計畫,只能壓到報告前一天。

報告前一天,演練報告內容時,原本已經講了一個相對順暢的版本,沒想到當下忘記開啟錄影模式的收音,只好重新錄影。開啟收音功能後,又再多演練幾次總算才錄到稍微順暢的版本。前前後後大概錄了超過10次,但總算在前一天完成作業了。

幕後花絮2:螢幕錄影+Youtube頻道上傳,解鎖新技能

專案管理學習營的每週作業亦有加分任務,可用Zoom和螢幕錄影報告,再將影片上傳到youtube頻道。這件事情對我而言很陌生,不過為了交作業和練習,就趁機練習做做看,並且從實作過程中逐漸熟悉流程。

第一次作業的錄影品質,簡直慘不忍睹。當時不知道怎麼把聲音錄進去,只能將手機和筆電同步啟用。手機開麥克風收音,筆電靜音控制PPT,但音質非常差,聲音會斷斷續續的,只是截止時間又要到了,只能先上傳到google drive。

第二次作業的錄影,總算找到無法收音的問題,只要開啟螢幕錄影軟體的收音設定即可。這次還是習慣用google meet錄影及上傳至google drive,但檔案容量較大時,觀看者將無法立即打開,一定要下載才能看影片。這樣的使用者體驗有點糟,於是列為下次重點改善事項。

第三次作業的錄影,總算把Zoom處理好,同時轉往youtube頻道,做到符合作業規定的事項了。成功上傳影片後,也覺得這體驗很新奇有趣。如果沒有機會實作,也不會發現有趣的一面。

幕後花絮3:蓋洛普優勢測驗,發揮Top5優勢,有意外的收穫

先前提到曾在學習營期間,陷入無盡的修改作業過程。當時一度有點喪氣,但小組討論後又回補血條,甚至血條還變更長了。

剛好那之後也測了蓋洛普的優勢測驗,知道自己的優勢特質。進一步查找解析說明,並轉念思考應用於寫作業解題,例如:「分析(Analytical)」用來梳理情境脈絡以及解決方案的可行性,「個別(Individualization)」則有助於設想不同的行銷方案可對應哪些受眾及情境。經過轉念後,寫起作業也更順暢了。

事後回想,蓋洛普的Top5優勢就像小智的神奇寶貝球。當工作或專案裡的難題變成大魔王時,我們可以挑選適合的神奇寶貝,甚至可以發展組合技,從心態和技術面迎擊大魔王,解決問題的阻力變小,最後也順利破關。有了這一層認知後,會更加珍視已具備的潛力和特質,並且加以運用。

【後記】

完成專案管理學習營後,並不是終點,而是在生活裡練習「專案管理」的起點。在這裡摘錄3個重點,方便時時提醒自己並持續練習,做為後續覆盤的依據:

  1. 把正在做的事情(無論有沒有生產力),如實記錄下來,做為分析工作生產力或生活事項的依據。先紀錄、視覺化,有量化的基礎,才能成為每週覆盤分析的第一步。
  2. 若工作或生活裡出現各種想做的事,行動之前,先老老實實寫下目的、目標,排定優先順序,拆解工作任務,再重新思考背後的目的,再依照有限的時間,篩選出最重要的事。摒除「憑感覺」做事,以避免太發散而忘記最重要的目標。
  3. 面對較長遠的目標,例如:部落格寫作、發展職涯第2曲線,則要記得「20哩行軍」的啟發。無論天氣是好是壞,要維持穩定的步伐,固定前進那一小段路。等一段時間過後,再回頭看,就能看到進步。

最後,以這篇心得為記,再次感謝參與學習營的第22小組隊友Amber和Sharon,以及同學們、老師們。如果沒有組員的相互扶持、同學們和學院老師們的用心,我可能很難完成這次的學習營。


有別於以往參與過的線上學習,以單向聽課模式為主,商業思維學院裡有更多元的學習方式。不僅有學習營的深度學習模式,還有學員們自發組成的小組或討論會,也有不同主題的講座,這都有助於帶來更多交流與啟發。參與高品質的學習社群,是下班進修的一大助力,滿足心靈了,能力也不知不覺提升了。

如果你想要持續成長、提升能力,歡迎加入商業思維學院,一起學習,一起變強!想了解更多學院的資訊,請直接參考商業思維學院的官網

如果有其它學習相關的問題,歡迎加入我的Line@留言給我,我會為你解答。若想掌握最新的學習心得或筆記,歡迎訂閱我的電子報。每月一封信,跟你分享學習心得、職涯規劃、寫作、行銷資源。

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