Home 永續發展 第1本ESG永續報告書怎麼寫?實戰經驗分享(適合非上市櫃公司)

第1本ESG永續報告書怎麼寫?實戰經驗分享(適合非上市櫃公司)

by Jia
109 views
永續報告書

編製ESG永續報告書的過程極需要耐心與細心,無論是經手的資料、跨部門的溝通,會因企業規模大小而有不同程度的複雜度。若能引用「專案管理」的概念和手法,將能更有助於掌控時程,讓ESG永續報告書的撰寫執行過程更加順利。

前言-運用專案管理完成第一本永續報告書

2022年完成公司的第一本ESG永續報告書,睽違多年再次編撰,整個過程依然不陌生。從架構安排、收集資料、跨部門溝通,一手包辦。整個過程更融入在「商業思維學院」學到的「專案管理」觀念,協助自己在多元的工作任務中,用零碎的時間順利完成永續報告書。

本篇文章紀錄了執行歷程,包括:ESG概述、淺談專案管理、用專案管理拆解大方向流程及常見的實務問題、補充資料…等。適合閱讀本篇文章的對象為首次撰寫ESG報告書的新手,尤其適合非上市櫃公司、非金管會規定必發佈永續報告書的中小型企業,目標以「自主揭露性質」為主。

如果你所在的公司屬於上市櫃公司或是已有發佈多次ESG報告書的經驗,本文對你來說未必具有參考價值。因執行方式和描述內容會過於簡化,可能不適用於你的工作情境。


ESG是什麼?

ESG是3個英文字的首字合稱,分別是:環境保護Environment、社會責任Social、公司治理Governance。近年為了讓企業的企業社會責任(Corporate Social Responsibility, CSR)的相關活動,有具體量化的檢視標準,故以ESG作為衡量CSR績效的工具。

企業的ESG績效可作為定期檢視各項永續目標與進展的依據,也有助於與不同利害關係人溝通企業的CSR作為,為企業帶來正向循環。外部投資人可據此評估企業的永續經營與風險因應能力,做出更好的投資決策。社會大眾也能明瞭企業的永續行動,提高對企業品牌的好感度。

ESG永續報告書是什麼?為什麼企業要製作ESG永續報告書?

企業每年出具財務報告書,屬於「財務資訊揭露」。以財務指標呈現企業經營的各個面向,例如:營業額、毛利、資產、負債…等狀況。

由於企業的營運活動不僅僅只有財務面向,單看財務資訊無法完整呈現企業的價值和未來潛力。ESG報告書的前身為CSR報告書,則是扮演「非財務資訊揭露」的角色

藉由CSR報告書完整蒐羅企業營運活動的表現,例如:對員工的照顧、對職業安全的重視、社區參與、環境保護活動的投入…等,協助企業揭露更完整且難以量化的隱形資產,更有助於投資者、利害關係人具體衡量企業的價值

這些營運活動大致可歸類為三大項:環境、社會、治理,ESG報告書即是進一步強調活動的量化表現。有數據指標,才能衡量。將企業的CSR活動加以量化,並透過數據績效,做好企業營運的風險識別與管理。

永續報告書怎麼寫?請先參考國際框架

早期的CSR報告書多參考GRI準則撰寫,現今則因國際規範趨嚴,要求ESG報告書的資訊更加透明化並且對接財報,也依據不同目的,推出對應的框架。目前常見的框架,包含:GRI、TCFD、SBTi、SASB…等,若想進一步了解各框架的概念,可自行查找相關資料,在此不一一說明。


永續報告書的撰寫框架-以非上市櫃公司為例

若你所在的公司為非上市櫃公司,則非金管會規定必須揭露ESG績效的企業,屬於「自主編撰永續報告書」,在制定ESG報告書架構時,可以較有彈性。

在各框架中,非上市櫃中小企業可參考的永續報告書架構,包括:聯合國永續發展目標(Sustainable Development Goals, SDGs)、上市櫃公司依循的GRI準則、聯合國全球盟約。若欲求更積極的作為,亦可納入TCFD的風險評估概念,但需衡量必要性、編製報告書的資源及人力配置。

什麼是SDGs?

聯合國永續發展目標(SDGs)」由聯合國訂定,列舉期望在2030年能達成的17項永續發展目標,包括:消除貧窮、零飢餓、健康與福祉、氣候行動等。在撰寫ESG永續報告書時,聯合國的SDGs是重要的參考依據,因此可參考SDGs的框架,將公司的ESG資訊與SDGs相互對應。

什麼是GRI準則(GRI Standards)?

「GRI」為「全球報告倡議組織(Global Reporting Initiative)」的簡稱,此為制定永續性報告全球標準的機構。「GRI準則」則是GRI制定的參考指南,協助企業組織在編撰ESG報告書時有一套依循的架構與流程,包含:重大議題識別、範疇訂定、指標選擇、搜集與整理資料、驗證…等,目前最新版為「GRI準則(2021)」。

什麼是聯合國全球盟約?

聯合國全球盟約(United Nations Global Compact, UNGC)是聯合國於2000年起開始推動的企業社會責任倡議計畫,其呼籲企業於營運活動中納入永續發展的思維,包括:公民權利、勞工權利、環境保護、反貪腐等議題。目前全球已有超過14,000家企業和非政府組織參與全球盟約計畫。


運用專案管理規劃ESG永續報告書撰寫流程

淺談專案管理概念

專案管理是一套完成任務的有效管理方法,可應用於多種工作和生活情境。基本流程和技能包含:界定專案目標、範疇、工作拆解、時間管理、利害關係人識別、風險管理、成果交付。依循這一系列管理手法,確保專案能在有限的時間與資源之下,達成目標,帶來效益。

從零開始編製ESG報告書,常牽涉到多部門的協作,工作事項亦有需多細節和流程。引入專案管理的手法,對於編製ESG報告書的主責人員而言,將會更有方向和提升效率。

以下是我於2022年編製企業永續發展報告書時,拆解並執行的專案管理流程,這裡僅列出大方向,提供給有需要的人參考。希望能對初次撰寫ESG報告書且公司並無安排外訓的主責人員有所助益。


前期:domain know-how的研究-永續報告書準則

步驟一:挑選框架-研究GRI準則

由於永續報告書的框架隨著時代所需,不斷更新,也有新的框架被制定出來,爬梳ESG報告書框架的最新資訊是首要任務。

經過研究後,以GRI和SDG作為報告書撰寫的參考框架。其中,SDG的分類以大項目為主,相關揭露的內容指南較不精細,也較難完整涵蓋企業的各面向,在實際撰寫文章時,容易過於發散,也不好撰寫。

因此,這次以GRI準則做為主要的骨架和內容編撰,完成報告書初稿後,再將SDG項目對應到報告書另編對照表。

如何找到GRI準則?

a. 請先至GRI官網下載準則說明

b. 下載流程:填寫表單,到E-maill收信,點選連結,帶回主頁面,至Standards、「Download the Standards」

步驟二:挑選對標企業的永續報告書

第一次接觸GRI準則的新手,通常較難理解其所描述的內容。因此建議新手可先拆解其它公司的永續報告書架構、內容說明、對應主題,再來擬定符合自己公司的撰寫架構。

如何挑選參考企業的ESG永續報告書呢?

  1. 相同領域的產業:相同領域的永續報告書通常較好入門,也會是首先參考的對象。
  2. 相似產業的企業:若沒有相同領域的公司,可找領域不同,但產業本質相似的公司。
  3. ESG推動階段相似的企業:如果對標的企業的ESG作為已經很完整並成熟,其永續報告書對剛起步的公司來說,初期的參考性可能不大。因為很多大公司正在做的事情,自己的公司未必能有相應的資源和規格。因此,挑選發展階段相似的企業ESG報告書,更能幫助自己撰寫第一本永續報告書。

有哪些管道可以挑選參考的ESG永續報告書?

  • 同產業的其它公司:直接到同產業的公司官網尋找是否有ESG報告書
  • 同產業的外國知名公司:由於CSR、ESG議題在國外也行之有年,稍具規模的公司會在官網中揭露ESG作法和計畫,甚至發佈ESG報告書,因此也是很好的參考素材。
  • 天下永續公民獎
    • 可尋找相似規模的企業,若非上市櫃公司可優先參考小巨人系列
    • 挑選類似產業的報告書
更多永續報告書下載,詳見CSRone永續報告平台

步驟三:彙整可供參考的ESG相關資訊

梳理ESG報告書內容時,通常不會只參考一份報告書,而是同時參照好幾份ESG報告書。接著,我會依照內容章節挑選出較符合公司現況的內容並分類。比如說,職安衛的描述參考A公司和B公司、職場相關議題參考C公司和D公司…等。將各個主題彙整後,再概略列出公司過往已執行的措施,整理成一份對照檔案。

前置作業只是為了讓我們對報告書的撰寫架構有初步的認識,因此不用在上個階段追逐細節。


專案管理的運用:公司內部的ESG資料收集與撰寫

接下來,我會依據前置作業的內容基礎,重新擬定適合公司現況的大綱架構,並且思考資料收集方式。執行方式如下:

1. 界定ESG永續報告書的範圍

撰寫範圍包含:大綱架構、篇幅(頁數)。此時需先和公司經營者或負責ESG的主管對齊目標,討論合適的架構。可以使用心智圖工具紀錄初步想法,在討論時更方便調整和對焦。

2. 列出專案的利害關係人與收集資料主題,同時拆解工作時間天數和安排時程

列出負責的部門並分配章節,一般常見的部門或相關職位如下:

  • 人資部門:教育訓練、薪酬管理
  • 職安衛和廠護:環境數據
  • 行銷業務部門:品牌、產品…等
  • 財務部門:營業額
  • 福委會:福利

(註)這裡指的利害關係人是從專案管理的角度來指稱,意指提供「ESG永續報告書」相關資訊的跨部門同事,而非ESG報告書中所指的企業相關的利害關係人

3. 確認外部單位提供的資訊與期程

若有牽扯到外部單位的部分,要事先納入考量,尤其是ISO和環境相關的認證,例如:碳盤查數據、能源管理數據。

4. 列出請各部門收集的數據表格,並彙整參考文件

事前將參考文件印出來,並和各部門同事訪談確認細節,討論撰寫方向並做筆記。根據訪談結果,重新調整資料收集表格或架構,寄發E-Mail請窗口協助提供內容,同時談妥文件交期

5. 等待數據傳回的期間,可以做兩件事

  • 先安排ESG永續報告書的大綱架構
  • 整理公司現有的文宣內容,包括:官網內容、福利制度…等既有的資訊,並分配到對應的主題中。

6. 按照時間表跟催跨部門資料,收集到部分資料後,即可開始動筆撰寫


最後一步:ESG永續報告書的設計美編外包的注意事項

由於不是每間公司發行第一本ESG永續報告書時都會注重圖文的美觀,若有預算發包委外設計,請務必看過外包設計公司的作品集。可供判斷的重點如下:

  1. 外包公司是否有能力做出清晰易懂的資訊圖?
    • 永續報告書有非常多文字和數據圖表,如果能協助轉化成資訊圖表的方式呈現,有助於讀者更快抓到重點。
    • 所謂的資訊圖,並非只是把表格或圖示美化而已,而是能考量資訊排編的細節、閱讀者的閱讀體驗,資訊是否清楚好理解
  2. 編版方式是否能清楚呈現重點?
  3. 過往是否有幫大企業設計過永續報告書的經驗?
    • 這點僅具部分參考價值。主要還是以作品集為主,有幫大企業設計過ESG永續報告書的經驗,不代表能做到符合你定義的成果及滿足預算限制。

永續報告書撰寫過程的FQA

1.遇到不熟悉的主題或專有名詞怎麼辦?

  • 專有名詞:上網查資料
  • 不熟悉的主題:請教相關部門的主管或同事。有禮貌的詢問之後,通常能獲得豐富的資訊,並且有助於雙方討論出具體可行的撰寫內容。

2.如果還是看不懂GRI框架,怎麼辦?

建議參加相關課程進修,也請企業主或主管務必編列教育訓練預算,安排主責ESG報名書的員工同仁參加進修課程

3.如果其它部門同事提供的ESG資料不齊全怎麼辦?

自己務必成為最了解ESG永續報告書如何撰寫的人,事前請盡量自己先多做功課,了解各部門的重點工作事項。有時候我甚至會直接幫其它部門草擬內容,並運用此草稿與單位窗口討論調整方向,據此提升執行效率。千萬不能只仰賴對方從零到有生成全部內容。

4.如果其它部門無法配合提供ESG永續報告書資料怎麼辦?

  • 當主管或是企業高層決定發佈ESG永續報告書之前,需要召開共識會議,邀請相關部門的人員加入。此時,專案負責人才有「令牌」,請求其它部門的支援與協助。
  • 了解其它部門的困難點,彼此溝通並找到解決方法。若是交期無法配合,則可討論工作事項拆解後的分工,加速進度。若是不知道提供什麼資料,則可先參考其它公司的資料,據此擬定初版內容後,後續再討論並調整細節。

中小企業撰寫永續報告書之前的靈魂拷問

1.非上市櫃公司的中小企業,也要寫永續發展報告書嗎?

撰寫永續報告書也是企業宣示其永續發展決心的方式之一,也能提早建立數據和資訊庫,讓各部門開始對永續發展議題更有意識。然而,若要長期推動,則「實際作為」更加重要,可先從企業的重大相關議題著手。

2.企業營運有無更重要的目標?現有的人力和資源是否足夠編撰ESG永續報告書?

承上。若要依循上市櫃公司的ESG永續報告書撰寫架構,前提則是已有相應的文件管理流程以及管理架構。若未能滿足這些條件時,應以重要的營運目標為主,ESG永續報告書的交付成果則採「先求有再求好」為宜。


永續報告書編撰專案的執行心得

事隔多年,再重新撰寫報告書,並且是從零開始,有如下的心境轉變。

1.目前的工作內容已不再是單純的幕僚角色,角色的轉變,帶來兩大益助。其一,對公司的商業和營運狀況有更深度的了解。其二,更有利於跨部門的溝通和轉譯。

  • 以往所學偏向環境領域、業餘關注社會議題,但直接對接市場、更懂得商業思維,反而更容易抽取ESG和商業之間的鏈結元素,從公司的定位寫出更有深度的詮釋內容。
  • 執行日常的行銷業務工作時,時常需跨部門溝通和合作,因此更能了解不同部門的日常工作項目。在收集ESG報告書的資料時,更有利於跨部門溝通以及詮釋轉譯。比如說,曾直接與財務主管討論公司的內控機制與流程,並且摘取出重點,呈現在報告書內。

2.這次從零開始撰寫ESG永續報告書,並融入專案管理經驗,整個執行過程更有條理,包括:確認工作範圍、工作拆解、利害關係人、風險評估…等。借用20哩行軍的概念,穩定推進進度,管理好心態,也成為一個更成熟的工作者。(成長的感覺真好!)

3.這1-2年利用業餘時間刻意培養的寫作習慣和技能,對於完成ESG永續報書也有很大的助益。相較以往只憑直覺才華的揮灑撰寫方式,現在更擅長分拆項目和建立層次感。

4.最後交付的ESG永續報告書雖然還有相當程度的優化空間,但將近5年沒有寫ESG永續報告書,整個執行過程仍然不陌生。這要深深感謝以前公司主管的栽培和訓練,在ESG領域帶給我正確的思考觀念以及良好的執行習慣。


如果你也想學習「專案管理」,推薦參考商業思維學院的「專案管理學習營」,並可使用我的推薦連結加入學院,我們雙方可獲得6個學習貝(價值600元),會籍期間可兌換課程。

目前我也取得職涯諮詢師的認證,諮詢服務時數累積逾80小時。若有永續相關的職涯疑問,歡迎加入Line@,我將不定期分享職涯相關資訊,陪你度過職涯迷惘期!如需職涯諮詢服務,亦有部落格讀者專屬優惠(每月名額有限)。(請輸入通關密語:我想了解職涯諮詢服務)

同時也歡迎訂閱電子報,我將不定期分享學習、職涯、寫作、行銷、永續的相關心得或資源。

加入好友
0

Leave a Comment