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運用OTPR結合寫作技巧,1個月完成7篇筆記文的方法

by Jia
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寫作技巧-OTPR專案管理

本篇筆記是「商維思維學院21天學習挑戰賽」系列文的第7篇筆記文。早在規劃7篇部落格寫作挑戰賽前,就想留一篇額度寫「OTPR」主題。想了想,決定把第7篇文章貢獻給OTPR敏捷工作法,順便紀錄如何運用OTPR和專案管理的觀念,完成1個月7篇筆記文的實作過程以及分享寫作技巧。

什麼是OTPR-敏捷工作法?

OTPR即是「敏捷工作法」的執行項目,由4個英文字的字首總合,這4個英文字也各自代表1個具體項目,分別是:目標管理(Objective/OKR)、時間管理(Time Management)、專案管理(Project Management)、回顧與覆盤(Retrospective)。

每個細項的執行重點,簡述如下。

O(目標管理):以OKR 訂定符合 SMART原則的目標

OKR則是Objective、Key Result的縮寫,意指訂出目標之後,也必須設定承接目標的「關鍵結果」。此外,無論是目標或結果,都須符合「SMART」原則。SMART則是另外5個英文字的縮寫,分別是Specific(具體的)、Meseaurable(可衡量的)、Achievable(可達成的)、Relevant(相關的)、Time-bound(有時限的)。

兩者結合後,能協助我們更具體訂出目標和設定對應的關鍵結果,且兩者皆須有數字、有期限,如此才能衡量和追蹤進度。

以「一個月完成7篇文章,每篇800字以上」這個目標來說,「一個月」就是時限,「7篇文章」就是具體且可衡量的產出,而「關鍵結果KR」則是需往下做拆分的部分,例如:平均1週完成2篇文章,連結4週。當這樣往下拆開事項時,就能更明確掌控寫文章的節奏。

此外,這個目標剛好能同時達成我今年的另外兩個寫作目標:

  1. 去年聽了林育聖老師的講座《以寫作維生需要犧牲什麼?》,後來有整理心得文,並給自己定下寫作主題限制,即「練習寫出3篇講座筆記文」
  2. 參與商業思維學院的「一起穩定輸出小組」,自訂個人寫作目標:一個月寫2-3篇文章

「1個月內完成7篇文章,每篇800字」這個目標相較上述兩個目標的難度還高一些,但不至於做不到,就當作是個人的寫作計畫進階挑戰,值得放手一搏。

T(時間管理):規劃時間帳戶,安排優先順序

時間管理絕對是影響目標能否達成的關鍵因素。畢竟每個人的時間都有限,想做的事情也很多,不同事情之間也都有排擠效應。當決定目標之後,就要盡快盤點能運用的時間,提早估算目標是否能達成、是否合理,也才能提早因應。

承接上述的「一個月7篇文章」實作例子,如果要完成這個目標,須將這件事情的優先層級提高,並且盤點出能投注在這件事的時間。

報名挑戰賽之前,我已把日曆翻出來看,仔細計算能運用的時間天數。挑戰賽從2月8日開始,到3月13日截止,總共有33天,其中會有11個假日,假日是值得把握的空檔時間。

優先順序的安排:平日時間除了近期的居家整修家務事之外,其它的空檔時間優先排程給寫作。

拆解工作事項:因為要寫7篇文章,表示至少要找到7個素材。規劃每週先快速聽完至少3堂講座,從中挑選有感、有共鳴、對工作立即有幫助的2個主題,並整理成筆記文。

由於平時用業餘時間寫文章,下班能運用的時間也很有限,必須妥善規劃撰文時間。我先估算下班後的「完整時間」,扣除吃飯、做家務的時間,平日一個晚上約有0.5~1.5小時能學習和寫作,中間還需包含休息時間。商業思維學院內的一堂講座時長約1.5~2小時,如果只用下班時間學習,就會佔掉下班後的完整時間了,更別提整理想法、寫文章的時間,這樣的寫作流程絕對無法一週完成兩篇文章,必須再思考其它解決方式。

此時,線上學習不受時間和地點限制的彈性學習模式,就成了最大的優勢!

後來想到的執行策略是:「零碎時間」學習,「完整時間」寫作。

我進一步盤點出日常可用的零碎時間,包括:中午吃飯時間、晚餐時間、家務時間…等,加總後也有將近1.5小時,很適合用來聽課學習。每天善用零碎時間學習,一週也能快速聽完2-3個感興趣的主題講座,並且還有多餘的時間可回顧講座重點。

接著利用晚上0.5-1.5小時的完整時間寫初稿,或是邊聽課邊記筆記重點。每天寫一小部分,累積到週五就能寫超過800字。先達到字數門檻,心裡會比較安心。週末再利用空檔時間,慢慢潤飾成完稿。

盤點出「完整時間」、「零碎時間」,再依照時間特性,安排相應的工作事項,有助於目標的估算和推進。

P(專案管理):有計畫就有變動,事先盤點不確定性,按表操課,再依變動調整計畫

這個階段有個關鍵技巧,亦即把執行事項「拆解成小步驟」並且流程化,將事情拆解到最小作業元素時,就能更有彈性因應突發事件。這是專案管理的一大技巧和重點。

筆記文的寫作流程拆解步驟

步驟1:聽第一遍講座,尋找寫作主題

步驟2:確認主題後,聽第二遍講座內容,複習並寫筆記

步驟3:重新再讀全篇筆記,用腦袋記下一些比較有感的段落

步驟4:放空停筆思考,梳理寫作方向和脈絡

這段期間通常不會坐在電腦前想,而是用平日空檔時段思考,例如:做家事、走路、騎車通勤、運動等非學習時段。思考時,會用腦袋安排段落主題以及初步的思考方向,再趕緊寫在筆記本或是Notion裡。

步驟5:開始下筆寫作,先寫出2-3個大標題,再填入細節

這裡有個小技巧:開始動筆寫文章時,我會先寫在Word裡。Word有字數統計的功能,能幫助我判斷是否達到800字的門檻;一旦超過800字,表示已達到最基本的字數目標,也更能放手繼續把文章寫下去。

步驟6:潤飾字句、上稿

這個步驟會遇到的不確定性是:寫作過程會常被家人中斷。

所以只要一有空檔就要趕快寫些字,必要時甚至需要先溝通,要給我半小時不受打擾的完整時間。

此外,為了確保計畫如期進行,寫作架構是可以彈性調整的部分,例如:筆記佔多一點或是個人經驗多一點。筆記內容若是既有的素材,截取重點較容易;個人經驗則需要用心挖掘素材、思考切入點,構思時間會比較長。時間充裕時,後者佔比可多一些;時間較緊湊時,前者可以多一些。

完成筆記文的關鍵寫作技巧,拆解寫作流程
拆解筆記文的寫作流程,這是完成7篇文章的關鍵寫作技巧

R(回顧與覆盤):檢視計畫和實際進度的差異,根據目標修正執行計畫

覆盤採用「日覆盤、週覆盤」。

坦白說,撰寫前3篇文章時,真的花費很多時間。執行「萃取重點、轉化成自己的語言、連結經驗」這套思考和寫作流程時,會有點卡住。算是一邊掙扎前進,一邊也摸索著寫作步調,兩個假日能完成一篇文章算是極限。不過,當寫到第4、第5篇文章時,已漸漸習慣撰寫講座筆記文的思考脈絡,最後也能夠想出比較有變化的大綱架構。

每週檢視進度對於目標的達成率很有幫助,能依進度超前或落後盡快做修正。

記得228連假之前,進度只完成1篇文章,有2-3篇還只停留在草稿階段,而3月只剩下4個假日能運用,其實會有點小緊張。因此,趁著228連假積極趕進度,一次完成2篇文章和1篇草稿,截至2月底共完成3篇文章。此時,也已逐漸熟悉寫作步調。

當3月第一個週末結束時,已順利完成第4篇、第5篇文章和第6篇草稿,進度超過一半,覺得安心許多。休閒時間的額度,也能增加一些。定期檢視進度並且把過程量化,對於完成目標有極大的助益。

「訂出關鍵結果、拆解流程、安排時程」也成了最後能達成「21天7篇文章挑戰賽」的重要關鍵。

執行OTPR寫作計畫的心得

決定參加這次的21天學習挑戰時,內心沒有太多懷疑或考慮。因為7篇文章的挑戰能幫助我同時達成其它目標,包含:3篇講座筆記文、一個月3篇的文章產出。既然能達成多重目標,就值得去做。(實質獎勵是輔助動力,但不是主要目的)

實作OTPR的體驗真的很棒,也解決以前容易「想要的太多」的慣性。執行OTPR後,會更清楚時間心力的界線,也相對能聚焦在目標上。此時若有其它機會或是好玩的事出現,能懂得捨棄。因為一旦承接這些事情,另個角度來看,代表著自己正跟主目標say No。

寫講座筆記文的過程,需要花不少時間,但很值得。經過密集的寫作輸出練習,不僅能記住講座的重點,也能訓練「寫作肌」。即使最後只紀錄5-6成的重點,甚至也只有1-2個觀念能內化成自己的一部分,但已足夠幫助我們成長。

最後,謝謝商業思維學院用心舉辦21天挑戰賽,學院總是想盡辦法激勵我們學習和實作。因此,入了寶山,就不能空手回,要借力使力,讓學習成效極大化!

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